Innehåll
- stadier
- Del 1 Organisera tilldelningen av tjänsten
- Del 2 Hantera övergångsperioden
- Del 3 Tänkande när det gäller långsiktig utveckling
När du lämnar en tjänst är det troligt att din handledare eller chef kommer att söka din hjälp för att underlätta att din efterträdare anlitas. Om du är initiativrik och organiserad, kommer du att kunna säkerställa en smidig övergång för ditt företag och lämna medan du lämnar ett utmärkt professionellt rykte.
stadier
Del 1 Organisera tilldelningen av tjänsten
-
Diskutera övergången med din handledare. Till att börja med bör du ha en grundlig diskussion med din handledare för att avgöra exakt hur tjänsten ska utföras. Beroende på det arbete du gör och hur din chef gillar att arbeta, kan du behöva bidra mycket till övergången. Detta kan inkludera det faktum att den som ersätter dig observerar att du arbetar några dagar eller ännu längre.- I de flesta fall måste du åtminstone förbereda ett officiellt överföringsdokument.
- Diskutera detta med din chef och avgör hur mycket du förväntas bidra och vad du kommer att behöva fokusera på när du lämnar in tjänsten.
-
Gör en preliminär presentation av ditt överföringsdokument. När du har en klar uppfattning om din handledares förväntningar kan du börja skriva överföringsdokumentet. Detta hjälper dig att organisera dig och samtidigt klassificera alla olika uppgifter och information som du kommer att behöva förmedla under denna övergångsperiod. Dokumentet bör innehålla följande element:- detaljerad information om dina dagliga aktiviteter, prioriteringar och uppgifter,
- en översikt över de väsentliga punkterna relaterade till denna funktion,
- ett tydligt uttalande om vad som förväntas av din efterträdare,
- en lista över alla viktiga dokument som måste skickas. Detta kan vara en arbetsplan eller ett givet avtal.
-
Ange alla de sista detaljerna. Om du vet att du kommer att lämna ditt inlägg snart kan det hjälpa dig att göra en extra ansträngning för att se till att du inte lämnar något oavslutat. Du kommer att uppleva verklig tillfredsställelse om du lyckas åstadkomma detta och du kan också hjälpa den som ersätter dig på en bra grund. Om du gör detta kommer du också att gå igång genom att vara i goda villkor med dina chefer och upprätthålla ett gott rykte.- Det kanske inte alltid är möjligt, men om du har en mapp som håller på att slutföras, gör den extra ansträngning som krävs för att slutföra den.
- Dessutom kan en ny person som kommer att hantera ett avtal när det är nära att ingås vara svårt att slutföra det, eftersom det inte är medvetet om alla komplexitet i filen.
-
Prata med dina kollegor. Innan din efterträdare tillträder, hitta tid att diskutera med dina kollegor om överlämnandet och fråga dem om de tycker att det är något du borde fokusera på. Om ett problem väntar och du inte är medveten om det, är det drömmöjligheten att lägga märke till det.- Nya problem kommer sannolikt inte att påverka dina sista dagar, men om du är medveten om dem åtminstone kommer du att kunna rapportera dem till vem som tar din plats.
- Det ger dig också möjlighet att se till att alla dina anställda vet att du lämnar och när du lämnar. Informera dem om övergångsperioden så att de tar hänsyn till den.
- Det finns en god chans att din produktivitet kommer att minska under en övergångsperiod, varför det är en bra idé att informera dina anställda i förväg.
-
Skriv ett officiellt överföringsdokument. Det sista steget i förberedelserna för övergången är att slutföra skrivandet av det officiella överföringsdokumentet. Du kan använda utkastet du skapade, men se till att utöka det och inkludera all viktig information. Du måste granska dokumentet med din handledare och alla andra medlemmar i teamet. Försök att göra detta och skicka dokumentet till din efterträdare några dagar före det datum då det ska antas. Innehållet i denna typ av dokument kommer att variera beroende på typen av arbete som gjorts, men det kan innehålla följande:- en lista och tidsplan för de åtgärder som ska genomföras,
- en orientering om aktuella frågor,
- en kalender med tidsfrister och kommande evenemang,
- inloggningsinformation och lösenord,
- en lista med användbara kontakter,
- en guide för hur du hanterar mappar och filer på datorn.
Del 2 Hantera övergångsperioden
-
Tilldela övergången så mycket tid som möjligt. Du kan fortfarande vara närvarande när din efterträdare tillträder och du kan bli ombedd att genomföra en mer komplett tjänst. Varaktigheten på denna övergång varierar, men i vissa fall kommer du att ha några dagar eller mer för att hjälpa den nya att göra sitt märke. I allmänhet, ju mer tid du spenderar under övergångsperioden, desto mer information kan du överföra.- Det kommer oundvikligen att finnas detaljer du kommer att glömma och att ha någon att följa dig är ett bra sätt att möta de olika dagliga uppgifterna du utför.
-
Passera de viktiga dokumenten personligen. Under övergångsperioden är det god praxis att se till att all kritisk data och viktiga dokument överförs personligen. Detta hjälper till att säkerställa att de viktigaste uppgifterna utförs i standarderna och att prioriteringarna är tydligt definierade. Om du lämnar dokumenten personligen kan du också diskutera de mest komplexa frågorna noggrant innan du lämnar.- Denna möjlighet som du måste skicka nyckelinformation samtidigt som din efterträdare ställer frågor direkt är avgörande för en smidig övergång.
- Detta ger dig också chansen att tillhandahålla en kon och få flera nyanser till en diskussion som annars skulle ha ignorerats.
-
Ansträng dig för att få din hjälp. Om du befinner dig i kontakt med din efterträdare på jobbet, bör du alltid vara initiativrik och omtänksam. Försök att identifiera och hjälpa till att lösa eventuella problem som kan uppstå. Personen som ersätter dig kan bli skrämd och lite blyg de första dagarna och han kan vara rädd att störa dig med sina frågor.- Var noga med att göra det klart att du är där för att hjälpa och att frågor är välkomna.
- På så sätt hjälper du att få till stånd en situation där ansvaret för överföring av tjänster delas mellan din efterträdare och dig.
-
Organisera ett möte för att avsluta överlämnandet. Det sista att göra innan du går och slutför tjänsten är att organisera ett ultimat möte med den som ersätter dig. Be honom att lämna in alla utestående frågor han kan ha och anteckningarna som han har tagit. Detta möte är ett utmärkt tillfälle för de nya att se till att han förstår sitt ansvar och sin roll.- Alla osäkerheter kan klargöras vid detta möte.
- Beroende på vilken plats du arbetar kan det vara klokt att undvika att din handledare eller chef deltar i mötet.
- Åtminstone bör du informera din chef om var och när mötet hålls och fråga om det finns något annat du vill lägga till.
Del 3 Tänkande när det gäller långsiktig utveckling
-
Markera allt underlag eller utbildning. Försök att se överföringen av tjänsten som en möjlighet som ges till dig för att verkligen ge din efterträdare alla chanser att lyckas. Du överför inte bara arbetet och uppgifterna, du försöker också hjälpa den som ersätter dig att utvecklas professionellt, förutom att bidra till soliditeten i ditt gamla företag på lång sikt.- Du kan göra detta genom att skicka in alla utbildningsmöjligheter du är medveten om.
- Du kanske har följt, när du började göra det här arbetet, utbildningar som hjälpte dig att göra ditt märke och anpassa dig.
- Glöm inte att presentera detta för din efterträdare och uppmuntra honom att utforska flera möjligheter.
-
Försumma inte arbetskulturen. Om du har möjlighet att spendera tid med den som tar din fackla är det viktigt att du inte bara fokuserar på de tekniska aspekterna av ditt arbete. Varje företag är unikt och har en unik miljö och arbetskultur som kan skrämma eller förvirra en nykomling. Se till att du tar dig tid att förklara hur saker fungerar i ditt företag.- Ansträng dig för att visa honom runt på kontoret och presentera det för alla anställda.
- Se till att tydligt definiera nykomlingens roll och klargöra tidigare anställdas uppgifter.
- Om det arbete som den nya personen utför är något annorlunda än ditt eller hans / hennes prioriteringar och ansvar är olika, se till att andra anställda vet det.
-
Ge dina uppgifter. Om du verkligen vill göra mer, ge dina kontaktuppgifter till den nya anställden. Du kan säga till honom att han har möjlighet att kontakta dig vid större problem eller om han behöver vägledas. Inte alla kommer gärna att göra det, och det kommer säkert att bero på din relation med din tidigare chef.- Ett problem kan ofta lösas med ett enkelt e-postmeddelande.
- Det faktum att du föreslår att hjälpa väl efter att ha lämnat lämnar ett gott intryck och hjälper till att förbättra ditt rykte.