Innehåll
är en wiki, vilket innebär att många artiklar är skriven av flera författare. För att skapa denna artikel har 20 personer, några anonyma, deltagit i dess utgåva och förbättring över tid.Det är naturligtvis möjligt att registrera dina uppgifter som ska göras i prioritet på ett papper om du känner att du kan göra allt på en eftermiddag.
Men när många saker att göra faller på dig på samma gång skjuts många av dem ofta till dagen efter, om det inte är månaden efter. Tack vare Excel-kalkylbladet som vi föreslår att skapa i den här artikeln, kommer dina prioriteringar att hanteras automatiskt av Excel enligt framtida tidsfrister och ordningen på uppgifterna som ska utföras kommer att omorganiseras så att du kan skjuta upp dessa uppgifter så lite som möjligt. .
Följ denna guide och om 20 minuter har du ett mycket effektivt sätt att hantera dina prioriteringar på din dator.
Obs: Enligt de internationella versionerna av Excel, punkt separering i formlerna kan ersättas med semikolon.
stadier
-
Skapa en "Desktop" eller "Home" -flik. Öppna ett nytt Excel-kalkylblad. Högerklicka på fliken "Sheet1" längst ner på skärmen och klicka på "Rename". Registrera istället "House" eller "Office". -
Byt också namn på "Sheet2" till "Pattern" och "Sheet3" till "Points" enligt samma procedur som i det första steget. -
Skapa viktighetstabellen. På fliken "Punkter" fyller du i kolumnerna A, B och C enligt följande: -
Definiera namnet "Viktighet". Välj celler A2 till C7. Med Excel 2007 eller senare klickar du på "Formler" och sedan på "Definiera ett namn". Med Excel 2004 eller senare klickar du på "Infoga"> "Definiera"> "Namn".- När Excel ber dig ställa in namnet anger du "Viktighet" och klickar på "OK".
-
Skapa tabellen över ansträngningar. Upprepa steg 3, 4 och 5 för att skapa ansträngningstabellen i kolumnerna E, F, G. Välj celler E2 till G6 och definiera dem med namnet "Effort". -
Skapa en tabell med nödsituationer. Upprepa steg 3, 4 och 5 för att skapa nödtabellen i kolumnerna I, J och K. Definiera dessa celler med namnet "Nödfall". -
Ange rubrikerna i fliken "Hem" eller "Kontor", enligt ditt val. Vi antar här att du har valt att namnge denna flik "Hus". Klicka på den och sätt in följande rubriker i rad 1:- A - prioritet; Vi anger här formeln för prioriteringarna, 1 för de viktigaste uppgifterna. Men detta nummer kan gå upp till mer än 100.
- B - Uppgift; namnet på den uppgift som ska utföras
- C - vikten; det kommer att noteras med bokstäverna A, B, C, D, E eller F i tabellen.
- D - Ansträngning, en anteckning mellan 1 och 5, rita från tabellen "Ansträngning".
- E - nödläge; En formel baserad på tidsfristen för att slutföra uppgiften
- F - Tidsfrist; Datum då uppgiften måste slutföras senast. Tidsfristerna ska inte alltid respekteras till brevet. Således "Acceleration" berättar datumet när du kunde börja utföra denna uppgift och "Extension" ger dig datumet tills uppgiften kan skjutas upp. Vi kan till exempel ge en 5-dagars acceleration och en 4-dagars förlängning av "Gå till frisören" -uppgiften - det skulle verkligen inte vara vettigt att gå till frisören två veckor i förväg och folk skulle börja märka att du måste gå till frisören om du är mer än fyra dagar för sent.
- G - Acceleration - Antal dagar före avstängningsdatum från vilket du redan kunde (börja) slutföra uppgiften i fråga.
- H - förlängning; automatisk förlängning av tidsfristen
- I - återstående dagar; detta är en formel som beräknar antalet dagar före avstängningsdatumet. Formeln returnerar ett negativt antal dagar om tidsfristen överskrids.
- J - Slutdatum; datum då uppgiften slutfördes.
- K - Kommentarer; alla detaljer om uppgiften som ska utföras
-
Ange din uppgiftslista. Observera att kolumnerna "Prioritet", "Nödläge" och "Återstående dagar" har lämnats tomma. Vi kommer att slutföra dem senare med formler. Nedan följer exempel på hushållssysslor du kan behöva göra. -
Mellan formlerna för "Återstående dagar", "Nödsituation" och "Prioritet". Dessa formler måste anges i den andra raden i varje kolumn som nämns i föregående mening.- I kolumn I (Återstående dagar) = F2-SI (ESTVIDE (J2), I DAG (), J2)
- I kolumn E (Emergency) = SI (I2> G2.5, SI (I2> 0.4, SI (I2 = 0.3, SI (I2 + H2> 0.2.1))))
- I kolumn A (prioritet) = VLOOKUP (C2, vikt, 2, FALSE) + VLOOKUP (D2, ansträngning, 2, FALSE) + VLOOKUP (E2, Emergency, 2, FALSE)
-
Växla formatet för cell I2 till "Number". Högerklicka på cellen, välj "Cellformat" och klicka på "Nummer". Lägg också "0" i rutan "Antal decimaler". Klicka på "OK". -
Kopiera formlerna i kolumnerna "Prioritet", "Nödläge" och "Återstående dagar" och utök dem till de återstående tomma rutorna i var och en av dessa kolumner. Klicka först på "E2" och tryck samtidigt på "CTRL" och "C" -tangenterna, välj sedan cellerna E3 till E10 och tryck samtidigt på "CTRL" och "V" -tangenterna. Gör samma sak för att utöka formeln för I2 i rutorna I3 till I10. Slutligen, upprepa denna procedur igen för att utvidga A2-formeln till cellerna A3 till A10. Var inte uppmärksam på konstiga värden som returneras av celler på rader där ingen uppgift skrivs. -
Sortera raderna i prioritetsordning. Välj cellerna A1 till K1 och förstor det här valet för att omfatta alla rader som innehåller en uppgift. Klicka sedan på "Data"> "Filter". -
Spara ditt kalkylblad, inklusive datumet, för att ta reda på det sista datum då filen öppnades. -
Slutför de utförda uppgifterna. När du är klar med en uppgift anger du den i kolumnen "Slutdatum". Kom ihåg detta trick: När du trycker på "CTRL" + ";" (kontrollknappen och;) -knappen samtidigt visas det aktuella datumet automatiskt i den valda cellen. -
Se hur dina prioriteringar ändras varje dag. Här är prioriteringarna för de kommande dagarna. Den 13 juli är alla uppgifter som ska utföras före den så kallade "accelerationsperioden". Den 20 juli är de högsta prioriteringarna (de med det minsta antalet) fyra uppgifter och bland dem klipper gräset (som har nått sin tidsfrist). Den 21 juli är klippningen av gräset ännu större (vi har gått in i "dextension" -perioden) och den 23 juli har denna prioritering ökat ännu mer eftersom vi har passerat perioden "dextension". Vi ser också att uppgiften "Betala avgifterna" har ökat datum 23 och 25 juli.
- Läs artiklarna nedan för att lära dig mer om hur du hanterar din tid och prioriteringar.
- Det är möjligt att ladda ner en kopia av det här kalkylbladet till följande adress:
- = IF (VECKODAG (TODAY (), 2)> 5, I DAG () - (WEEKDAY (TODAY (), 2) -5) 7 +, TODAY () - (WEEKDAY (TODAY (), 2) -5))
- Tveka inte att sortera din to-do-lista dagligen om det behövs.
- Dela dina stora uppgifter i flera mindre.
- Kopiera dina återkommande uppgifter på fliken "Mall" så att du enkelt kan hitta och kopiera dem.
- Du är fri att ändra de punkter som tilldelas varje prioritetsnivå.
- Blanda inte uppgifterna relaterade till din familj och ditt hem med de som är relaterade till ditt arbete i samma Excel-arbetsbok.
- Du kan fritt lägga till nya kolumner i denna tabell - vem har tilldelat dig uppgiften, i vilken kategori uppgiften är inskriven och så vidare.
- Använd AutoFilter-verktyget för att välja uppgifter som är över tidsfristen (Urgency = 1) eller mycket viktiga uppgifter (Viktighet = "A").
- Ett sätt att alltid hålla en återkommande uppgift uppdaterad är att ange detta under kolumnen "Deadline" (detta exempel är baserat på fredag, vilket indikeras av "5" här)
- Lägg till en villkorad form (med "SI" -funktionen) i din "Deadline" -kolumn för att automatiskt ange när tidsfristen har gått.
- Räkna antalet uppgifter som utförts under den valda perioden varje vecka eller månad. Detta kan vara den enda positiva feedback du får på ditt arbete.
- Denna formel tar det aktuella datumet (måndag = 1, tisdag = 2 etc.) och kontrollerar om vi redan har gått eller inte på fredagen i den aktuella veckan. Om detta är fallet lägger formeln 7 till den nuvarande fredagen för att få resultatet av nästa fredag som resultat. Om fredagen ännu inte har överträffats returnerar formeln helt enkelt datumet på fredagen i veckan.
- I detta exempel är måndag = 1, tisdag = 2, onsdag = 3, torsdag = 4, fredag = 5, lördag = 6, söndag = 7.
- Vi kan också ändra denna formel så att den fungerar till exempel på tisdagar. Vi ser i listan ovan att tisdag = 2, det är alltså nödvändigt att ändra i formeln ovan alla 5 av 2.
- Spara det här bladet regelbundet.
- Siffrorna som tilldelas dessa olika prioriteringar är inte alltid ordnade. Fyllning av en prioritet med ett tilldelat antal "1" kommer således inte att öka antalet associerade med de andra prioriteringarna. Det är möjligt att vissa prioriteringar har ett tillhörande nummer som överstiger 100 och alla möjliga nummer tilldelas inte prioriteringar. Jag råder dig att fokusera på prioriteringar med siffror mellan 1 och 12.
- Oroa dig inte om du skriver många uppgifter i det här kalkylbladet. Det är absolut inte pinsamt att uppgifterna stannar i botten av listan i flera månader. De kommer att börja gå upp i listan när deras tidsfrist närmar sig.
- Det sätt du hanterar din tid är unikt för dig och det här kalkylbladet kanske inte passar dig alls. Du kanske också tror att det att behöva öppna den här filen varje dag kräver för mycket arbete eller är för påträngande. Det är därför detta kalkylblad kan vara användbart för dig, till exempel, vilket kommer att verka helt värdelöst för din granne eller vice versa.
- Du kan använda ett kalkylblad med Googles online-kalkylprogramvara istället för att använda Excel. Därmed kommer din fil att vara tillgänglig var som helst när du kan komma åt Internet.