Innehåll
I den här artikeln: Skriv ett klagomål Använd lämplig ton och format Följ bokstaven Referenser
Många skriver ett klagomålsbrev någon gång i livet. Om du inte är nöjd med produkterna eller tjänsterna för ett visst företag kan dessa problem vanligtvis lösas till ömsesidig nytta för båda parterna med ett brev som starkt fördömer situationen, men på ett artigt sätt. Att skriva ett klagomål är varken svårt eller oroande. Allt du behöver göra är att presentera fakta tydligt och artigt föreslå en lösning.
stadier
Del 1 Skriva ett klagomål
- Adressera brevet till kundservice. När du vill skriva ett klagomål skulle det vara mer effektivt för dig att direkt kontakta kundservicen för det aktuella företaget. Kundtjänst används för att hantera kundklagomål och du kommer troligtvis se din begäran behandlas effektivt och effektivt.
- Om möjligt leta efter namnet på chefen för denna avdelning. Börja ditt brev med ett tillstånd uttalande som Kära herr eller Kära fruföljt av personens namn. Om du inte hittar namnet på kundtjänstchef, skriv bara blankettformuläret.
- Du hittar kundserviceadressen på företagets webbplats, på företagets broschyrer, på allt reklammaterial som används, eller på någon förpackning eller etikett på de erbjudna produkterna.
-
Gå rakt till punkten. Den första raden i ditt brev bör tydligt ange varför du skriver ditt brev och vad är kärnan i ditt klagomål. Visa så många relevanta fakta som möjligt, inklusive datum, tid och plats där tjänsten tillhandahölls (eller köpet gjordes), och glöm inte alla serienummer eller modeller i fråga.- Mottagarens mottagare måste kunna identifiera syftet med brevet på mindre än fem sekunder. Så försök att undvika att börja med en introduktion för länge och osammanhängande.
- Du kan presentera mer information eller förklara situationen i nästa stycke, men de första raderna bör lyfta fram ditt klagomål så kortfattat som möjligt.
- Så här kan din första mening se ut: "Jag skriver för att klaga på en felaktig hårtork som jag köpte den 15 juli i din lokala på XXX Street i Paris. "
-
Var specifik om resultatet av problemet. Om du vill ha en produktersättning, återbetalning, reparationer eller andra former av kompensation, gör det klart i andra stycket. Därför är det mer troligt att du inte får blanketter eller andra svarbrev och ger mottagaren något att arbeta med.- Försök att vara så konstruktiv som möjligt i dina kommentarer och erbjuda ett sätt att lösa problemet du står inför för att upprätthålla din relation med företaget. Om du ber om återbetalning eller någon annan form av kompensation, medan du hotar att aldrig köpa en produkt eller använda det företagets tjänster, kanske du inte ser dina förfrågningar behandlas.
- Om du vill att företaget ska lösa ett större problem ska du inkludera det i ditt brev, men kom ihåg att det kommer att ta tid.
- Du hotar inte att stämma i ditt första brev. Detta kan vara en sista utväg lösning att använda, men skicka först ditt klagomål brev och vänta på ett gynnsamt svar.
-
Försök att bifoga kopior av kuponger. Det kan vara kvitton, garantier, säkerheter, kopior av checkar som du har skickat och vid behov kan du bifoga ett foto eller en video. Alla dokument ska inkluderas i brevet. Alla dokument ska åtfölja ditt brev.- Se till att skicka kopior av de bitar du vill bifoga, men inte originalen. På detta sätt kommer du inte att förlora denna väsentliga information, om du måste lämna in underlag till en tredje part.
- Glöm inte att ange alla kopior som du bifogar brevet. Här är ett exempel: "Vänligen hitta en bifogad kopia av mitt ursprungliga kvitto, tillsammans med en kopia av garantin och information om hårtorkens serienummer. "
-
Ge dig tid att lösa problemet. Detta hjälper till att tillåta en lämplig tidsperiod för att lösa problemet. Detta kommer att lugna dig och hjälpa till att lösa problemet på kortare tid.- Att tillhandahålla en tidsfrist förhindrar också möjligheten att ditt brev går förlorat eller glömt, vilket kan göra ditt förhållande till företaget ännu mer anspänt.
- Se till att denna försening är rimlig. En period på en eller två veckor är vanligtvis tillräcklig, även om det beror på vad du ber om.
-
Stäng brevet med respekt. Tack din mottagare för hans hjälp och låt dem veta när du vill bli kontaktad för att lösa problemet och hur det ska göras. Detta förenklar arbetet och ger dig effektivare resultat.- Stäng brevet formellt med ett uttryck som "Med vänlig hälsning", om du vet mottagarens namn, eller "Vänligen acceptera min hälsning" om detta inte är fallet. Undvik informella stängningsformler som "Mina uppriktiga hälsningar" eller "Mycket uppriktigt".
Del 2 Använd lämplig ton och format
-
Var artig. Kanske är du arg och kanske du har rätt, men att inte vara artig kommer bara att sätta mottagaren i defensiven. Skriv ett brev med en respektfull ton och undvik att till varje pris göra hotande, irriterande eller sarkastiska kommentarer. Kom ihåg att personen som länkar ditt brev inte är direkt ansvarig för allt som händer dig, och hon kommer att vara mer mottaglig och gärna hjälpa en klient som är artig och vänlig, snarare än en konsument som är arg och vem har en anklagande ton.- Kom ihåg att företaget som du skickar missiven inte vill ha dig med avsikt. De flesta företag är nöjda med att tillfredsställa sina kunder.
- Du kommer att bli mer framgångsrik om du behandlar mottagaren som en person som vill hjälpa dig, snarare än att anta att han har dåliga avsikter.
- Undvik att skriva brevet när du är arg. Förvänta dig att bli lugnare, eller om du föredrar det, skriv det ändå ner och vänta en dag eller två innan du skickar det. Med all sannolikhet vill du omformulera några idéer så att de verkar mindre aggressiva.
-
Var kortfattad. Kundservicerepresentanter kan få hundratals brev varje dag, varför det är viktigt att komma till punkten mycket snabbt så att de vet exakt vad de kan förvänta sig så snart de börjar läsa. Om ditt brev är för långt eller för detaljerat kommer tendensläsaren att titta ytligt på innehållet i frågan och kommer inte att ha en mycket klar uppfattning om problemet eller lösningarna du föreslår.- Undvik onödiga detaljer eller medvetet inflammatoriska anmärkningar.
- Gör din missiva ställning på en sida, eller gör mindre än 200 ord.
-
Gör myndighet. Denna inställning ger rätt ton till ditt brev och kan leda till att företagets tjänstemän tar ditt klagomål på allvar. Detta gäller särskilt för allvarliga klagomål som kan ha betydande ekonomiska följder.- Att vara auktoritativ innebär många saker som språklig kvalitet, kunskap om dina rättigheter och samhällets skyldigheter samt professionalism som du har visat i brevet.
- Allt detta ger dig trovärdighet och kan ha en positiv effekt på svaret på ditt brev.
-
Skriv bokstaven i lämpligt format. Som nämnts ovan avgör den layout som används för att göra ditt brev så professionellt som möjligt hur ditt klagomål kommer att tas emot. Ange ditt namn och din adress och datumet i det övre vänstra hörnet av sidan, följt av mottagarens namn eller titel och företagets adress på vänster sida strax ovanför bokstaven.- Använd alltid en dator för att skriva din missive för enklare läsning och renare innehåll. Om du måste skriva ett brev för hand, se till att din handskrift är tydlig och läsbar utan raderingar eller bläckfläckar.
- Lämna ett tomt utrymme under slutförklaringen för att skriva din signatur för hand. I det här avsnittet måste du skriva ditt namn läsligt.
- Skriv ett snyggt och väl distribuerat brev med stycken i samma storlek.
-
Kontrollera stavning och grammatik. Stavning och grammatik kan avgöra resultatet av ditt klagomål. Var noga med att stava kontrollera din dator innan du skriver ut missivet, eller låt någon läsa den innan du skickar den.
Del 3 Svara på brevet
-
Vänta. Var tålamod och försök inte vidta några ytterligare åtgärder förrän den tidsfrist som du har föreslagit i ditt brev. Om det fasta datumet går utan något svar från företaget kan du följa upp genom att ringa eller skicka ett e-postmeddelande för att kontrollera om ditt brev har mottagits. Det är bäst att ge företaget nytta av tvivel.- Om du inte har fått någon information om brevet eller om resolutionen inte har varit tillfredsställande kan du klaga till en handledare.
-
Klaga enligt den hierarkiska strukturen. Om du inte kan lösa problemet med kundtjänstledaren kan du försöka hitta nästa chef enligt företagets hierarkiska struktur och komma i kontakt med honom. Varje gång du klättrar på stegen, från en servicerepresentant, till verkställande direktören, naturligtvis genom kundservicechefen och vicepresidenten, försök att gå med i din korrespondens med tidigare nivåer. Således kommer representanten i fråga att ha en tydligare uppfattning om situationen, och detta kan hjälpa till att lösa problemet på ett icke-kontroversiellt sätt.- Bör helst med kundavdelningen innan du når nästa nivå. I själva verket är denna avdelning mer van vid att hantera dessa typer av klagomål, och all post som adresseras till verkställande direktören kommer sannolikt att skickas till företagets filial.
- Om detta är fallet kan kundserviceanställda automatiskt ha ett dåligt intryck av dig eftersom du har försökt att arbeta runt dem.
- Var medveten om att om du skickar ett brev till verkställande direktören eller företagets administratör måste ditt brev vara mycket tydligt, kortfattat och välskrivet, eftersom han inte har någon förkunskaper om händelsen.
-
Konsultera en advokat. Advokaten kommer att veta hur man ska fortsätta stämma. Kom ihåg att rättegången bör vara din sista utväg, och om du nämner det i ditt brev kommer det att sätta en negativ ton och kan samtidigt hindra alla ersättningar du begär. Ett sådant beslut kan också skada dig om du förlorar vid rättegången.
- Innan du börjar skriva, ta dig en stund och fundera över vad som hände dig. När du har tänkt igenom situationen och tydligt definierat vad du vill ha tillbaka och hur du ansöker kan du börja skriva ditt klagomål.
- Ta inte med andra människors vittnesbörd i ditt brev. Om du tror att denna situation kan hamna i domstol är det faktiskt bättre att utelämna inte bara några vittnesmål utan också deras namn. Kom också ihåg att en stämning kan vara dyr. Det är bättre att nå ett avtal informellt eller åtminstone genom skiljedom.
- Se till att i ditt brev inkludera ditt namn, adress, e-post och telefonnummer (hem, kontor och mobiltelefon om möjligt). Ta också reda på vem som förmodligen kommer att läsa e-posten så att du kan få information om statusen på ditt klagomål.
- Om du vill klaga på en viss person ska du begränsa ditt brev till personen i fråga och inte denigrera hela företaget. Om du vill klaga på en företagspolicy ska du inte förolämpa mottagaren eller reglerna. Du behöver bara avslöja problemet i fråga och din begäran.
- Använd inte missbruk. Kom ihåg att det du vill ha är kompensation eller en lösning på problemet. Att vara obehaglig genom att vanhäfta förolämpningar hjälper dig inte. Om du vill anta ett fastare språk ska du undvika den passiva formen och använda mer direkta och beskrivande ord. Ord som bestört och upprorisk är fastare än besviken.
- Förvara kopior av all din korrespondens och glöm inte datumen då brev skickades.
- Vissa webbplatser tillåter besökare att uttrycka sina klagomål. Kolla med dem för att se om andra kunder har varit i samma situation med samma företag som du.
- Gör en sista läsning och se till att innehållet i din begäran är ärlig, sanningsenlig och verifierbar.
- Att skicka ett handskrivet brev har bättre effekt än att göra det via e-post, fax eller via företagets blogg eller webbplats. De flesta företag prioriterar handskrivna brev högt.
- Det är olagligt att åberopa någon form av fysiskt eller verbalt hot i ditt brev, till exempel att förstöra egendom, skada andras hälsa eller hota en persons säkerhet. Dessa hot kan tolkas som trakasserier, vilket är tillräckligt med anledning att följa domstolsförfaranden vid en domstol, som kan bli föremål för sanktioner som sträcker sig från böter till fängelse. För din skull ignorera alla hot. Bättre att inte skriva dem skriftligen, än mindre skicka dem!