Innehåll
- stadier
- Del 1 Välja en metod för inspelning av data
- Del 2 Förverkliga studien
- Del 3 Analysera resultat och göra ändringar
Studien av tid och rörelse innebär att analysera jobbprestanda genom att observera och timing uppgifter. Det kan hjälpa dig att avgöra hur effektiv din dag kan vara, så att du kan spara energi och tid för alla! Du kan göra den här typen av studier på dig själv eller någon annan. Men först måste du välja den metod som ska användas, från realtidsobservation till samplingsmetoder (snapshot-metoden), innan du går vidare till att observera och tima uppgiften. När studien är klar kan du använda resultaten för att skapa ett mer effektivt sätt att arbeta.
stadier
Del 1 Välja en metod för inspelning av data
-
Använd provtagningsmetoden om du har slut på tiden. Denna metod innebär att man observerar den anställda vid givna tidpunkter snarare än stadigt. Intervallerna kan vara slumpmässiga eller regelbundna. Du observerar arbetaren under en tid och extrapolerar sedan på grundval av proverna den tid som ges till varje uppgift. Denna metod är mer effektiv på aktiviteter som har få komponenter eller arbetare som utför få uppgifter i allmänhet.- Till exempel, med en anställd vars huvuduppgift är fakturering, kan slumpmässig provtagning vara effektiv eftersom det gör att du kan se vad personen gör varje gång du gör lager. När du har fått all information kan du identifiera den aktivitet eller komponent som tar mer tid för personen genom att jämföra uppgifternas frekvens och varaktighet i varje slumpmässigt prov.
- Fördelen med detta tillvägagångssätt är förmågan att observera mer än en person under en definierad tidsperiod genom individuell rotation.
- Om du använder den här metoden på dig själv kan du schemalägga ett larm som utlöser vid vissa tidsintervall för att du ska registrera det arbete du gör under en viss tidsperiod.
-
Titta på aktiviteten i realtid för att ställa frågor. Med den här metoden är du i samma rum som den anställde när de utför uppgiften. Du observerar det arbete som det utför och bryter ner det när du timar det. Varje komponent bör vara en förståelig helhet utan att vara för detaljerad och svår att följa.- Det finns inget behov att lägga tid på en stor aktivitet utan att undersöka komponenterna. Det är genom dessa du kan identifiera bristerna. I själva verket finns det inget behov att stoppa den anställde i sitt jobb: du kommer bara att dela upp uppgiften för registreringsändamål. Till exempel, om hans jobb är att konsultera brev, kommer komponenterna att vara: gå dit postarna är, hitta de aktuella meddelandena, ta dem till kontoret, öppna kuverten, läs innehållet och kasta eller behandla varje post.
- Det kan vara bra att ha en grupp människor som ansvarar för att observera arbetaren. Således kan en person ta ansvar för att stoppa klockan, en annan tidsinspelning och en tredje person för anteckningar.
- Du kan också använda den här metoden på ditt arbete. I det här fallet måste du betygsätta varje komponent när du kör den.
-
Skapa en video för en mer naturlig touch. Istället för att observera aktiviteterna i realtid, gör en video. Således kan du komma tillbaka senare för att analysera varaktigheten för varje arbete. Det kommer inte att bli en stor förlust för dig, eftersom du alltid kan spola tillbaka inspelningen för att granska en sekvens. -
Ta på video för att få mer exakta resultat. Om du mäter din egen prestanda blir den här metoden mycket enklare än de andra två. Installera en kamera på ett stativ med den perfekta vinkeln för att spela in jobbet. Låt kameran spela in ett jobb du gör, till exempel när du skriver en rapport.- Utvärdera aktiviteten under en tidsperiod. Till exempel kan du genomföra utvärderingen i en vecka eller en månad.
Del 2 Förverkliga studien
-
Skapa ett kalkylblad för att spara data. Du behöver ett verktyg för att spela in uppgiften och ett kalkylblad är idealiskt. Bortsett från det måste du spela in tiden. Uppgifter utförs ofta i partier. Om detta är ditt fall, planera ett fält för att registrera varaktigheten för varje komponent i varje uppgift. För den här delen behöver du bara en uppsättning numrerade rutor. Du måste också lägga till en kolumn för kommentarer.- Om en anställd till exempel är att kontrollera e-postmeddelanden och en av komponenterna är att läsa dem, skriv ner tiden det tar att läsa var och en i de numrerade delarna bredvid komponenten.
-
Dela upp arbetsbelastningen i små aktiviteter. För att göra en tids- och rörelsestudie måste du delvis bestämma vilken tid som tilldelas för varje jobb. I allmänhet är det enda sättet att förbättra ett lags prestanda att titta på de små åtgärderna för varje uppgift. Så snart arbetet är klart, ange varje komponent följt av en kort beskrivning.- Hemligheten är att hitta rätt detalj. Den tid som krävs för att trycka på en knapp är till exempel överflödig information. Du bör dock inte använda för mycket, eftersom det kan beröva dig de uppgifter som behövs för att upptäcka prestandanivån.
- Anta att du kontrollerar dina e-postmeddelanden. Den här uppgiften måste delas upp enligt följande: ansluta till din dator och din inkorg, ta bort skräppost utan att öppna den, läsa e-postmeddelanden, skriva svar på e-postmeddelanden och sortera filer i mappar.
-
Spara varje uppgift. Börja med ett stoppur. Försök att tidlägga varje del av uppgiften och notera hur lång tid det tog att slutföra varje uppgift. Det är i allmänhet lättare att stoppa och starta om stoppuret med den förflutna tiden. Senare kan du beräkna antalet sekunder det tog för varje aktivitet.- För bättre noggrannhet, samla in uppgifterna under flera dagar.
-
Tidsuppgifter med videor. När du använder en video måste du stoppa och starta om den för varje komponent du timar. Detta ger dig tid att göra observationer och notera varaktigheten för varje komponent.
Del 3 Analysera resultat och göra ändringar
-
Beräkna medeltiden för varje steg. När du har samlat in alla data kan du försöka beräkna medeltiden för varje steg. För att få medelvärdet, summera alla varaktigheter för en komponent och dela med antalet varaktigheter i den gruppen.- Om till exempel postläsning är en komponent kan löptiden vara 4 minuter, 1 minut, 2 minuter, 3 minuter och 5 minuter. Summera dessa siffror: 4 + 1 + 2 + 3 + 5 = 15. Dela upp resultatet med antalet insamlade varaktigheter. För arten är det 5. Dela 15 med 5 för att ha 3 minuter i genomsnitt per post.
-
Bestäm den genomsnittliga varaktigheten för en aktivitet. Det enklaste tillvägagångssättet för att bestämma den genomsnittliga varaktigheten för en hel uppgift är att summera alla medelvärden på komponenterna. Detta hjälper dig att hitta genomsnittet av allt arbete. -
Rangordna uppgifterna efter viktighetsnivå. Klassificera aktiviteter efter viktighetsnivå för att veta vilka som är prioriterade. Det finns inget behov av att tilldela nummer: du kan bara märka dem som viktiga och inte viktiga uppgifter. Det kan till exempel vara viktigt att svara på e-post, men om du inte arbetar i kundservice är det förmodligen en mindre viktig uppgift än att skriva en rapport. -
Minska aktiviteterna av mindre vikt och tidskrävande. När du har utvärderat alla uppgifter ska du bestämma vilka som tar tillräckligt med tid, men som inte är av stort värde. Det är detta arbete som hjälper dig att hitta sätt att minska dina utgifter. Det är lika viktigt att titta på aktiviteter som är tidskrävande men också viktiga i ditt arbete. Det skulle verkligen inte skada att göra dem mer effektiva. -
Se upp för samtidiga fläckar. Samtidiga uppgifter tenderar att förlänga varaktigheten för varje aktivitet, eftersom du inte kan fokusera på flera jobb på en gång. När du utför flera uppgifter, till exempel att visa e-post och skriva en rapport samtidigt, kan du försöka göra något annat. Ställ in en tid för att göra ett jobb åt gången. När du skriver en rapport, låt dem vara i fred.- Om du läser dina tankar hela dagen, kopplar du dig mentalt från alla andra uppgifter du utför. Ofta är det bättre att bara göra ett jobb åt gången. Till exempel kan du läsa dem på morgonen, vid middagstid och strax innan du lämnar jobbet.
-
Leta efter brister för att minska dem. Du hittar ofta ineffektivitet i de uppgifter du tid och beskriver. Genom att eliminera dessa brister kommer du att kunna arbeta bättre och få ut mesta möjliga av din tid.- Om du till exempel måste fylla i dokument varje dag i ett annat rum utanför ditt kontor, hittar du tid att göra det på en gång. Den ständiga fram och tillbaka kommer att göra att du slösar bort tid som du kan ägna dig åt andra uppgifter.